Les réunions sont nécessaires dans la vie quotidienne de toute entreprise ou organisation. Lorsqu'ils prennent des décisions, ils constituent la meilleure option pour les chefs et les subordonnés afin de coordonner les actions et de parvenir à des conclusions pratiques qui garantissent les résultats attendus. Mais avec le temps, la réunion peut devenir contre-productive car elle s'éloigne du centre de la discussion et tourne autour de thèmes aléatoires, qui n'ont rien à ajouter à la résolution des problèmes. Pour que cela n'arrive pas, certaines attitudes sont nécessaires. Découvrez dix conseils pour rendre vos réunions de travail plus efficaces.
1 - Mettre en place un calendrier
Lorsque vous convoquez une réunion, fixez une heure de début et de fin. Cela permet aux personnes concernées de se programmer correctement et d'éviter que la réunion ne se prolonge au-delà de ce qui est nécessaire. Pour fixer les horaires, il faut tenir compte du sujet à discuter et du nombre de personnes appelées. Enfin, respectez cette époque.
2 - Éviter les réunions inutiles
Si l'affaire n'implique pas plus d'une personne en plus de vous-même, il n'est pas nécessaire de prévoir une réunion pour la résoudre. Asseyez-vous avec l'autre personne concernée et discutez rapidement des facteurs en jeu. Ne prenez rendez-vous que lorsqu'il est essentiel d'harmoniser les idées ou de développer des solutions pour un problème particulier.
3 - Envoyer l'ordre du jour aux participants à l'avance
Préparez une liste de sujets à aborder pendant la réunion et envoyez-la à l'avance aux participants. Cela leur permet de se préparer et réduit le temps de discussion, car chacun reprend ses idées préalablement réfléchies. Essayez de ne pas vous écarter de l'ordre du jour pour ne pas prolonger le délai.
4 - Agir comme un vrai leader
Pour éviter que les choses ne dégénèrent, il faut avoir une bonne prise en main. Il n'est pas nécessaire d'être autoritaire, mais il ne faut pas permettre aux gens d'être distraits ou de s'éloigner de la question centrale. En dehors de cela, laissez les idées circuler librement afin que chacun puisse tirer le meilleur parti de la discussion.
5 - Gardez le contrôle
Selon le sujet traité, les gens peuvent se sentir trop euphoriques ou découragés. Malgré tout, vous devez rester calme pour calmer ou contrôler les tensions éventuelles. Essayez de comprendre les points de vue des uns et des autres pour maintenir l'harmonie.
6 - Gestion du rythme
Pour que chacun ait la possibilité de donner son avis, évitez de laisser une seule personne monopoliser le temps. Fixez une limite pour que chacun exprime son opinion, puis laissez délicatement les autres en parler.
7 - Préparez-vous pour la réunion
Vous devez également vous préparer pour la réunion. Avant cela, passez en revue l'ordre du jour en question et notez vos principales idées. Se rendre à la réunion avec des idées ou des solutions préalablement évaluées et prêtes à les défendre. Impliquez tous les acteurs dans votre animation collaborative. Dès le début, après avoir rappelé l’objectif, faites un tour de table de présentation des participants et de leurs attentes concernant les thèmes de la réunion. Posez un cadre : les règles à se donner pour la réunion. Rapidement, mais en concertation. Impliquez les participants en les responsabilisant : gardien du temps, gardien des règles, pousse-décision, observateur méta, un rédacteur du compte rendu autre que vous, l’animateur. Faites de mini conclusions à la fin de chaque thème avant de passer au point suivant. Enfin, ne négligez pas la fin de la réunion, gardez quelques minutes avant la fin de la réunion pour : un récapitulatif des conclusions intermédiaires, un rapide tour de table où chacun dit clairement ce qu’il a à faire en suivi de la réunion, un mot de chaque participant pour qualifier la réunion. Le compte rendu doit être rédigé très vite après la réunion et soumis pour approbation aux participants. Indiquez une date butoir au-delà de laquelle le compte rendu sera réputé valable.
8 - Savoir écouter
Même si vous êtes entré dans la salle de réunion en étant pleinement convaincu que vos idées sont les plus appropriées pour résoudre les problèmes ou obtenir des résultats, donnez une chance à ce que les autres participants ont à dire. Lorsque vous convoquez une réunion, c'est pour que les opinions de chacun soient entendues et qu'un dénominateur commun puisse être atteint, si vous voulez décider par vous-même, il n'est pas nécessaire de rencontrer les autres.
9 - Utiliser des aides visuelles
Exposez vos idées clairement, en utilisant des diapositives et d'autres supports visuels afin que les autres participants puissent les visualiser de la meilleure façon possible, notamment lorsqu'il s'agit de données ou de chiffres. Seul le discours peut devenir fatiguant et distraire les personnes concernées.
10 - Revoir ce qui a été discuté
À la fin des discussions, passez en revue avec les autres ce qui a été discuté et les décisions qui ont été prises. Envoyez-leur ensuite ces informations par courrier électronique. Cela vous permettra de mieux voir les résultats de la réunion.
