Pour pouvoir survivre à long terme sur le marché, vous devez améliorer le processus de changement. Pour ce faire, vous pouvez obtenir l’aide d’un consultant externe qui, grâce à son expérience et à un point de vue extérieur, peut vous donner de bons conseils sur les choses que vous pouvez changer et les méthodes de réalisation y afférentes. Si votre entreprise est suffisamment grande, il pourrait être intéressant pour vous d’engager un spécialiste de l’organisation des entreprises et de lui confier la tâche de documenter, d’analyser et d’optimiser vos processus.
Cependant, une approche sera proposée et c’est à vous de l’appliquer. Vous pouvez également impliquer votre équipe dans l’amélioration processus. Pour apporter un changement au sein de votre organisation, vous ne comptez pas seulement sur l’expérience et les connaissances d’une seule personne (un consultant ou un spécialiste externe), mais de plusieurs personnes (vos employés). Il serait préférable de constituer un groupe de travail pour découvrir le potentiel caché de chaque acteur dans le cadre du changement organisationnel.
Lorsqu’il s’agit d’atteindre un objectif en matière de gestion changements, toutes les ressources humaines doivent être impliqués dans toutes les actions portant sur la démarche amélioration. Grâce à leur expérience, leurs compétences et leurs connaissances théoriques et pratiques, ils pourront proposer de nouvelles méthodes et outils pour un management efficace, et mettre en place des plans d’action pour l’opérationnalisation des changements. En effet, vos employés connaissent les failles de votre entreprise et les risques qu’elles peuvent entrainer s’il n’y a pas de changement. Ainsi, pour une excellence opérationnelle, il faut un accompagnement changement de vos ressources humaines.
Pourquoi le potentiel d’amélioration n’a-t-il pas été utilisé jusqu’à présent ?
L’expérience montre qu’il n’y a pas assez de temps pour cela. L’usine de production détermine le rythme de travail et les activités quotidiennes sont prioritaires. De la part de la direction, les employés n’ont souvent pas le temps de penser à l’optimisation processus.
Il a été constaté que les employés ont une image différente en ce qui concerne leurs tâches. Pour eux, la rémunération correspond au travail fourni, donc ils exécutent juste les ordres. Selon leurs avis, le changement entreprise et la gestion projet n’engagent que le dirigeant.
Ainsi, si vous voulez donner à vos employés la culture qualité, vous devez toujours les impliquer dans chaque étape d’amélioration processus. D’une part, vous devriez créer des conditions de travail appropriées telles qu’un espace agréable, des matériels suffisants, et un temps pour faire des échanges. D’autre part, vous devez intégrer tous les acteurs de votre organisation à chaque étape pour améliorer processus changement. Essayez le kata d’amélioration les impliquer et éviter la résistance changement.
Le coaching : un autre moyen d’atteindre la performance
Avec le coaching, le propriétaire du processus est encouragé par son manager à essayer de petits changements dans le processus avec une approche claire et répétitive. L’essentiel est de mener effectivement l’entretien de coaching au moins une fois par jour. Ainsi, les améliorations peuvent être vérifiées en un jour.
Les éléments du cycle Planifier-Faire-Vérifier-Agir (cycle PDCA) sont utilisés. Avant que le coaching puisse commencer, l’état cible du processus doit être défini. Ensuite, l’employé réfléchit à un petit changement qu’il veut essayer. Il détermine également ce qu’il attend de ce changement (plan).
Après avoir effectué le changement (Do), cette étape est vérifiée : l’amélioration s’est-elle produite comme prévu ? Si le processus a été amélioré, ce changement est mis en œuvre (Act) et l’employé réfléchit à la prochaine étape qu’il souhaite franchir.
Quelle est la procédure à suivre dans le cadre du coaching d’amélioration ?
Le gestionnaire organise un rendez-vous avec la personne responsable du processus sur place. Pendant le coaching, le manager passe en revue les questions individuelles sur la carte de coaching - littéralement. L’entretien peut durer de 5 à 10 minutes. Finalement, tous deux fixent un nouveau rendez-vous pour le lendemain (éventuellement même pour le jour même). Lors de la prochaine réunion, le manager posera à nouveau les questions figurant sur la carte de coaching.
Il est important pour l’accompagnement que les réponses viennent de la personne responsable du processus. Cela signifie que le manager n’apporte pas ses propres idées, mais qu’il a confiance dans la compétence de l’employé. Il est également crucial pour la réussite que les deux parties se rencontrent sur le terrain et examinent concrètement les progrès réalisés. L’employé a ainsi la possibilité de démontrer sa solution et vous pouvez suivre le processus en direct. Cela contribue à une meilleure compréhension des deux côtés. Les séances de coaching ont lieu jusqu’à ce que l’état cible soit atteint.
En guise de résumé, améliorer processus changement n’est pas seulement l’affaire du leader, cela implique toutes les parties prenantes. A cet effet, la communication joue un rôle crucial, car pour faire participer les autres, il faut leur fournir des informations suffisantes et écouter leurs avis sur les étapes de changement. Ce n'est qu'après qu'un accord que l'entreprise pourra effectuer la gestion changement. Après, les différents services apporteront leur contribution pour aboutir à une performance.
