Le métier d'organisateur d'événements est l'un des plus éclectiques de toute l'industrie du marketing. Et il n'est pas rare que les plus incompris. Beaucoup n'ont qu'une idée partielle de l'organisateur de l'événement et ont tendance à ne voir que l'aspect créatif de cette activité, ou seulement l'aspect pratique, logistique et organisationnel. Le secret de cette profession réside cependant dans l'union de ces deux éléments. D'une part, la créativité du marketing au sens traditionnel, et d'autre part, la capacité à maîtriser les innombrables aspects pratiques d'un projet complexe tel qu'un événement d'entreprise. Sur la base des décennies d'expérience, voici quelque compilé pour vous un guide rapide sur la profession d'organisateur d'événements.
Expérience des événements
Quiconque veut devenir un bon organisateur d'événements doit d'abord comprendre la nature et l'objectif de chaque événement. Les objectifs de chaque projet individuel déterminent en effet des différences fondamentales dans les besoins organisationnels. Un événement destiné à présenter au public une nouvelle marque ou une nouvelle activité commerciale, par exemple, sera géré de manière totalement différente d'une convention d'entreprise dédiée aux employés d'une société multinationale ou d'un salon professionnel destiné aux professionnels d'un certain secteur. La première question à laquelle un organisateur d'événements doit pouvoir répondre est qui rencontre qui ? S'agit-il d'un événement où une entreprise rencontre le public ou d'une occasion où la direction rencontre les employés ? L'événement est-il axé sur la rencontre de partenaires commerciaux potentiels ou sur la vente d'un produit ? L'événement sera-t-il payant, donc aura une valeur vendable en soi, ou sera-t-il gratuit, donc servira-t-il à autre chose que la simple présence d'invités ? S'agit-il d'une fête, d'un anniversaire, d'une occasion de célébrer un grand résultat ou d'un événement destiné à motiver une équipe et à encourager la réalisation de certains objectifs ?
Qui est l'organisateur d'événements idéal ?
L'organisateur d'événements peut être une figure interne à l'entreprise ou un collaborateur externe, faisant partie d'une agence spéciale. L'important est qu'il ou elle ait certaines compétences spécifiques et une pratique directe et approfondie de cet aspect particulier du marketing. Un autre atout essentiel d'un bon organisateur d'événements qui ne s'acquiert que par l'expérience est le réseau de contacts. Pour assurer le succès d'un événement, il faut en effet avoir un agenda rempli de noms dans une myriade de secteurs différents. De la presse, qui peut contribuer à faire connaître un projet en cours de promotion, aux équipes de techniciens de toutes sortes, qui seront en mesure de résoudre tout problème pratique ou logistique. Des meilleurs traiteurs, capables de répondre aux besoins les plus divers de la clientèle, aux animateurs de toutes sortes et de toutes natures. On ne sait jamais quand il sera opportun de créer des sculptures de glace ou d'engager des acrobates et des danseurs professionnels.
Les différents rôles qui créent un événement réussi
Lorsque l'organisateur de l'événement est interne à l'entreprise, à moins qu'il ne s'agisse d'une multinationale employant des milliers de personnes, il est courant qu'il soit une figure unique en charge de tous les aspects de la gestion de l'événement. Cela limite les possibilités à un type d'événement très spécifique, de petite taille et présentant plus ou moins les mêmes caractéristiques. Au sein d'une agence, en revanche, vous trouverez des personnalités spécialisées dans différents aspects de l'organisation d'événements. Le directeur artistique, par exemple, sera chargé de la tâche la plus créative et de la gestion d'aspect tels que la mise en scène et le divertissement, le graphisme et le merchandising. Il y aura également un responsable de compte avec la gestion logistique, qui sera chargée d'entretenir les relations avec tous les fournisseurs pour les différents aspects de l'événement. À ces chiffres, s'ajoutent les membres de l'équipe chargés de tâches plus spécifiques, allant de la supervision technique essentielle dans la gestion d'événements utilisant des équipements audio-vidéo spécifiques à la gestion du personnel très demandée dans les événements internationaux, qui nécessitent des services d'hôtesses ou d'interprètes.
Avez-vous besoin d'un organisateur d'événements ?
Si vous devez améliorer la communication interne ou externe de votre entreprise, célébrer un anniversaire, organiser une réunion, lancer un nouveau produit ou participer à un salon professionnel, la réponse est oui. La tentation de tout faire soi-même peut être forte, mais on se rend vite compte qu'il est tout simplement impossible de tout gérer, de la création et de l'impression de matériel promotionnel à la logistique de l'événement. Pour un résultat satisfaisant et la sécurité d'une gestion irréprochable, il est indispensable de s'appuyer sur une équipe de professionnels.
