Une bonne gestion des notes de frais est cruciale pour toute entreprise qui doit rembourser correctement tous les collaborateurs de tous les frais professionnels qu’ils ont avancés. L’utilisation d’un logiciel s'avère alors incontournable. Et, dans le domaine, Expensya représente une véritable révolution !
Une solution 100 % nomade
La gestion des notes de frais est souvent réalisée dans un bureau par un professionnel comme un comptable ou le directeur de l’entreprise. Avec Expensya, vous bénéficiez d’une grande liberté dans le moment où vous vous occupez de cette tâche comptable car vous pouvez accéder à votre espace à n’importe quel moment et depuis votre ordinateur ou votre smartphone. Vous pouvez ainsi gérer les notes de frais lorsque vous êtes disponible, cela peut être le soir ou le week-end après votre journée de travail et au fil de l’eau pour un remboursement de vos collaborateurs dans des délais raisonnables.
Une reconnaissance des factures intelligentes
Pour se faire rembourser de leurs frais, vos collaborateurs doivent vous envoyer les justificatifs de leurs dépenses. Avec Expensya, cet envoi est inutile. Il leur suffit de scanner leur ticket de caisse ou leur reçu pour que vous puissiez les traiter. Les informations essentielles en sont extraites comme le montant, la nature de la dépense, la date, le lieu, la TVA…
Grâce à ce système, il n’y a plus de problème de papiers perdus car tout est stocké sur un outil informatique fiable. Avec cet archivage, toutes les factures sont conservées durant la durée légale. En cas de contrôle fiscal, vous pourrez facilement les présenter.
Le comptable y a également accès afin de les traiter dans les plus brefs délais et peut les retrouver facilement en cas de besoin comme des litiges par exemple. De plus, avec Expensya, les managers peuvent suivre les notes de frais de leurs équipes en temps réel. Cela permet de réajuster certaines organisations si nécessaires, de détecter les abus… D’ailleurs, si vous avez une politique qui fixe le cadre des dépenses, il est possible d’automatiser son contrôle avec la configuration de plafonds et d'alertes ce qui vous assure que vos collaborateurs ne vont pas dépasser les seuils autorisés. Et, de votre côté, vous avez la certitude de ne pas vous retrouver avec des notes exorbitantes qui auront un trop fort impact sur la santé budgétaire de votre entreprise.
Par ailleurs, pour une meilleure gestion des notes de frais, Expensya dispose d’un système de détection des doublons. Vous recevez alors une alerte dès qu’une facture dupliquée est détectée. Cela limite les erreurs et le problème des remboursements en double qu’il faut récupérer ensuite.
Le but de toutes ces fonctionnalités innovantes est de vous permettre d'avoir une gestion facile et précise de chaque note de frais.
Des statistiques intelligentes
Depuis le tableau de bord d’Expensya, vous avez accès à des tableaux d’analyses très performants qui permettent de mettre en avant les points forts et les points faibles de la gestion des notes de frais comme cela est expliqué sur ce site. Vous avez ainsi la possibilité de mettre en place des actions correctives afin d’éliminer les défauts très rapidement avant que l’impact ne soit trop important.
Pour tirer le meilleur profit des informations, vous pouvez prendre en compte différents indicateurs afin d’avoir une analyse de certains aspects en particulier, certains de vos collaborateurs ou des notes dans leur globalité. Vous avez une vision à la fois détaillée et entière de celles-ci.
