Avec l'émergence de nouvelles solutions numériques, la plupart des tâches administratives ont connu un bouleversement sans précédent. Parmi les activités touchées par le digital, il y a l'e-procurement : une pratique permettant aux entreprises d'automatiser le système d'approvisionnement et les processus commerciaux. Dans cet article, nous nous penchons sur les enjeux techniques et stratégiques de l'approvisionnement électronique.
Qu'est-ce que l'e-procurement ?
Également appelé approvisionnement électronique, l'e-procurement consiste à automatiser les processus d'achats. Les transactions passent alors par des méthodes électroniques. Autrement dit, l'achat et la vente de marchandises ou de services ont lieu sur Internet entre deux acteurs économiques. L'e-procurement apparait à toutes les étapes de l'arrangement et des phases du processus d'approvisionnement. Il commence à l'expression du besoin et prend fin au moment de la facturation fournisseur et de la réception du paiement.
L'impact d'Internet a dématérialisé le processus d'approvisionnement en amenant les entreprises à commercialiser leurs produits et services uniquement sur la toile. Cependant, l'e-procurement ne profite pas seulement aux organismes entrepreneuriaux. Il permet également d'accroître l'efficacité des processus d'achat chez les clients. Il propose à ces derniers un plus grand nombre de possibilités au niveau des services et des biens à acquérir. Grâce à un système d'exploitation fort évolué, il facilite le repérage des produits qui correspondent aux besoins et au budget de l'acheteur. La gestion des approvisionnements dans le cadre du B2B est optimisée avec une diminution notable des coûts opérationnels.
L'e-procurement : comment ça marche ?
L'approvisionnement électronique permet une économie de temps non négligeable dans les organisations achats d'une entreprise en rationalisant les processus d'achats récurrents, ce qui assure :
- l'usage à bon escient des contrats fournisseurs ;
- un traitement simplifié avec les fournisseurs ;
- la centralisation des commandes ;
- la garantie d'un workflow de validation conforme aux procédures.
L'ensemble du processus devient automatique. Il coordonne des éléments relatifs à l'achat et à la finance. Quant au Source-To-Contract (S2C), un autre outil de l'e-procurement, il consiste en un processus de chaîne par lequel un organisme entrepreneurial ou industriel passe pour choisir et acheter des produits et services. Il assure la gestion des opérations de Sourcing stratégique et des contrats.
Le Purchase-to-Pay (P2P) est un système de commande. Il comporte :
- la commande des produits à proprement parler ;
- la gestion des fournisseurs ;
- la demande d'autorisations budgétaires ;
- la réception de la livraison ;
- le traitement des factures.
Cet outil aide les entreprises à redoubler d'efficacité, à améliorer leurs finances et à optimiser la gestion des dépenses en toute transparence. Pendant la phase de gestion des fournisseurs, il rassemble des informations, procède à l'évaluation des performances et administre les interactions avec ces protagonistes. Enfin, l'e-procurement est composé d'un segment d'analyse des données recueillies, ce qui permet d'évaluer les coûts de nouveau.
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Les principaux outils de l'approvisionnement électronique
Le domaine de l'e-procurement regorge de systèmes et d'outils complémentaires spécialement conçus pour fournir des services permettant d'appréhender la meilleure solution de gestion des approvisionnements en entreprise. Les mécanismes d'échange de données électroniques favorisent le partage des informations entre les appareils de manière quasi-instantanée. Les informations en provenance des clients internes et autres parties concernées sont stockées, triées puis partagées. Cette démarche s'inscrit dans une volonté de rationalisation des processus de commande et pour garder un œil sur le mouvement du flux.
Les entreprises font appel aux outils d'e-procurement et aux plateformes digitales pour leur faciliter des tâches quotidiennes via un traitement direct en ligne à savoir : les enchères inversées, les appels d'offres et les commandes. Pour la majorité, les achats indirects sont effectués à travers des catalogues dématérialisés, des catalogues en punch-out. Les e-mails, communément appelés courriers électroniques, font également partie des solutions d'e-procurement en entreprise. Sans oublier les échanges de données sur fichier texte CSV.
Les outils numériques de commande optimisent la gestion du processus d'approvisionnement. Les applications de gestion dotées s'inscrivent dans une stratégie d'achats efficiente répondant à l'objectif de modernisation des business. Elles permettent aux équipes responsables de l'approvisionnement d'avoir une vision plus claire des flux de commande sur toute sorte d'appareils. De plus, ils contribuent au perfectionnement des processus internes. Pour finir, les outils d'e-procurement permettent de réaliser des économies d'argent à toutes les étapes de la chaîne d'approvisionnement.
Les avantages de l'e-procurement
Pour commencer, l'e-procurement assure une connexion optimale entre la chaîne d'approvisionnement externe et les systèmes financiers. L'échange d'informations se produit en temps réel, ce qui donne une meilleure visibilité sur les informations des fournisseurs d'une part et des transactions d'achats de manière plus spécifique.
L'approvisionnement électronique permet aux acteurs finaux de tout gérer eux-mêmes. Ainsi, les flux s'en trouve décentralisés. Le contrôle des achats, axe inhérent à la gestion d'entreprise, se fait à travers des catalogues électroniques : ces punch-out facilitent le paiement des fournisseurs. Les achats personnels tout comme les achats sauvages sont limités, parce qu'ils sont soumis à un système de validation digital.
La transparence et la facilité d'accès du processus d'achat de l'entreprise est un avantage supplémentaire de l'e-procurement. Ils permettent aux dirigeants et à toutes les instances concernées de mieux analyser les dépenses. Cela garantit une meilleure gestion des dépenses et un repérage astucieux les domaines qui méritent d'être réétudiés.
Si l'e-procurement permet un gain de temps aussi significatif, c'est parce qu'il permet d'automatiser toutes les étapes depuis le choix du fournisseur jusqu'au travail de facturation. De cette manière, les acteurs concernés ne sont pas les seuls à réaliser des économies de temps. Cet avantage profite à tous les départements de l'entreprise.
Ce système de gestion d'achats vous éviter les erreurs potentielles sur les commandes mais aussi sur les contrats. Avec ces outils, vous n'aurez plus besoin de vous occuper des documents à la main comme les bons de commandes par exemple. La digitalisation de ces outils garantit une automatisation qui élimine les risques d'erreurs humaines.
