La législation suisse impose à toutes les entreprises implantées sur le territoire helvétique d'être représentées par au moins une personne résidente en Suisse. Compte tenu de cette exigence, il est nécessaire qu'au moins un membre du conseil d'administration, un gérant ou un directeur représente l'entreprise en Suisse. Pour les étrangers non résidents et disposant d'une entreprise en terre suisse, cela peut être contraignant. C'est d'ailleurs pour cela qu'ils désignent un représentant accrédité, en l'occurrence le gérant fiduciaire.
Ce qu'il faut savoir sur le mandat de gérant local en Suisse
Le gérant fiduciaire suisse a un rôle et des missions qui, quoique nombreuses, restent spécifiques.
Rôle de représentation
En vertu de l'article 814 alinéa 4 du Code suisse des Obligations,
les SARL implantées sur le territoire de la nation helvétique doivent être représentées par un gérant local. Ce dernier doit résider en Suisse afin de représenter les intérêts de votre société. De fait,
avec un mandat de gérant de société suisse, vous pouvez créer et faire fonctionner votre entreprise en Suisse, sans forcément y résider vous-même. Avec un gérant, vos intérêts sont valablement représentés et défendus auprès des administrations communales, cantonales et fédérales suisses de même qu'auprès de vos créanciers.
Le gérant fiduciaire est un professionnel d'expérience, dont le rôle peut s'apparenter à celui d'un responsable administratif, lequel maîtrise parfaitement les réglementations locales et les usages des sociétés en Suisse. Il ne participe pas à l'activité opérationnelle de l'entreprise, mais agit sur vos instructions. En effet, la gestion même de la société est du ressort des organes à qui incombe la charge des activités opérationnelles. Une fois que votre société est créée, elle interagit avec des fournisseurs, des prestataires, des clients et les organismes suisses à l'échelle fédérale, cantonale et communale. De ces interactions peuvent naître des différends, des litiges ou des malentendus. À la faveur de sa connaissance du tissu économique suisse,
le gérant peut valablement vous représenter auprès des autorités locales et des Tribunaux au besoin.
Rôle de création et de liquidation d'entreprise
Le gérant local agit pour votre compte et dans l'intérêt de votre entreprise en Suisse. Vis-à-vis de vous, il a également un rôle de conseil, notamment lors de la rédaction des statuts de votre entreprise. De même, il peut
s'occuper pour vous de la création de votre entreprise en Suisse, sans que vous ne soyez présent sur le territoire helvétique. Grâce au mandat de gérant, vous bénéficiez d'une assistance personnalisée pendant tout le processus de création de votre entreprise. Cette assistance implique :
- Un accompagnement et des conseils dans le choix de la forme juridique de votre société ;
- Le contrôle du nom de la société auprès des registres de commerce ;
- Les démarches auprès des notaires pour l'authentification des actes de création de l'entreprise ;
- L'inscription à l'administration fédérale fiscale pour la TVA ;
- L'affiliation au système de sécurité sociale ;
- L'immatriculation auprès des administrations fiscales fédérales, cantonales et communales ;
- L'établissement du plan comptable.
En outre,
le gérant local peut aussi procéder à la liquidation de votre SARL en Suisse. À cet effet, il mène les démarches administratives inhérentes à la dissolution de la société, s'assure de la publication des appels aux créanciers via la Feuille Officielle Suisse du Commerce. Il établit aussi le bilan d'ouverture, le bilan annuel et le bilan de clôture.
Rôle de gestion
Le gérant fiduciaire qui représente vos intérêts sur le territoire suisse peut gérer les correspondances de votre entreprise avec les autorités locales. Cela est possible au bénéfice de sa connaissance de l'environnement des affaires en Suisse et de sa maîtrise des lois et usages en vigueur au sein de la Confédération suisse. De plus,
vous pouvez aussi lui confier la préparation des procès-verbaux (PV) relatifs aux réunions du Conseil des gérants. Il prépare également les PV pour le registre de commerce s'il y a lieu de radier ou d'inscrire des gérants.
Sa mission consiste également à assurer la tenue de la comptabilité (comptes annuels, rapports annuels, etc.) et la gestion des déclarations fiscales (TVA, impôt à la source, etc.). De plus en plus, les gérants fiduciaires ont des compétences spécifiques en matière de gestion des ressources humaines (contrat de travail, gestion des salaires, permis de travail et de résidence, affiliation à la sécurité sociale, assurances obligatoires, etc.).
Le service de domiciliation
À noter que certaines sociétés fiduciaires suisses, par le biais du gérant, proposent un
service de domiciliation. Ce service permet de satisfaire à l'exigence du cadre légal helvétique qui impose que votre SARL dispose d'une adresse en Suisse. L'inscription au Registre de Commerce est d'ailleurs tributaire de cette obligation. Le service de domiciliation implique des prestations diverses : réception du courrier et des colis, réception d'appels téléphoniques, transfert de courrier, etc.
Les responsabilités du gérant fiduciaire et le coût de son intervention
Malgré le fait que seul le capital de la société peut être engagé en cas de dette, l'article 754 du Code des Obligations en Suisse prévoit
que le gérant puisse être tenu personnellement responsable. En effet, s'il est prouvé qu'un dommage est survenu à cause d'un manquement ou d'une négligence de la part du gérant, sa responsabilité personnelle est alors engagée. Le gérant est par exemple redevable de la TVA et des cotisations de sécurité sociale impayées. Un manquement à cette obligation peut impliquer sa responsabilité personnelle. Il va sans dire qu'il y a là
un risque associé au mandat de gestion. C'est d'ailleurs pourquoi le paiement d'un dépôt est parfois exigé.
Pour ce qui est du coût d'un mandat de gérant fiduciaire, il n'est pas fixe. Il tient compte de plusieurs modalités, dont la taille de l'entreprise, son secteur d'activité, les risques associés à la gestion, etc. Dans ces conditions, le coût est fonction des sociétés fiduciaires. Alors que certaines proposent des
mandats de gestion pour CHF 5000 l'an, d'autres vont bien au-delà de cette somme. Le recours à un gérant pour représenter vos intérêts en Suisse, bien plus qu'une simple obligation, est une nécessité si vous souhaitez implanter durablement votre entreprise en Suisse et y prospérer.
