L’entreprise est une entité qui a besoin d’évoluer pour s’adapter à son environnement. En ce sens, la dématérialisation du papier est l’un des grands défis auxquels doivent faire face les sociétés. Vous pouvez voir sur ce site des solutions comme la GED grâce auxquelles il vous sera facile de numériser vos documents. Même si elle est encore loin d’être adoptée partout, c’est une option des plus intéressantes. En plus c’est un outil qui ne cesse de s’améliorer pour proposer de nouvelles expériences, une raison de plus pour s’y intéresser de plus près.

La GED et le RGPD, qu’est-ce que c’est ?

La GED ou Gestion électronique de documents est un système informatique qui régule la circulation des documents dans une entreprise. Sont concernés les mouvements entrants, sortants ou internes qui sont centralisés sur une plateforme électronique. Cette solution s’inscrit dans le cadre du zéro papier dont le but ultime est la numérisation complète des documents au format papier.  Elle concerne aussi bien les grandes entreprises, que les ETI, PME et TPE. Même si son intégration n’est pas effective dans toutes les sociétés, il n’en demeure pas moins que la GED est prévue. Utiliser cette technologie vous permet d’accéder à vos archives, tout en étant dans votre Nid Douillet.

Pour sa part, le RGPD est le Règlement Général à la Protection des Données et est considéré comme une norme dans l’espace européen. Initialement publié en 2016, l’entrée en vigueur du RGPD est prévue le 25 mai 2018, avec prise d’effet immédiat dans l’ensemble des Etats appartenant à l’Union Européenne.

La Gestion Electronique de Documents en 2018, pour quelles raisons et quels impacts sur les entreprises ?

L’année 2018 a marqué un tournant décisif en ce qui touche à la dématérialisation. L’usage des documents numériques s’est considérablement élargi, du fait notamment de l’introduction de nouvelles lois sur le zéro papier. En effet, le 1^er avril de la même année, intronisait l’e-DUME (Document Unique de Marché Européen) comme le formulaire type pour candidater aux appels d’offres publics. Le 1^er octobre, la dématérialisation totale des marchés publics prendra effet, suivant le Plan de transformation numérique de la commande publique. Ces réformes ont participé à l’adoption par les entreprises de la GED afin de s’adapter aux nouvelles réalités.

Cependant, on ne retiendra pas uniquement cette raison, mais on s’intéressera aussi au côté pratique. En effet, cette solution se révèle être un outil puissant qui facilite les échanges d’informations, non seulement au sein de l’entreprise, mais aussi entre les opérateurs électroniques. Comme preuve de ces changements, l’utilisation encore plus poussée de la facture électronique qui peu à peu se normalise. L’un des impacts les plus notables de l’utilisation d’un système informatisé comme la GED pour la numérisation des documents, est le gain de temps. Que ce soit la création, la consultation, le partage, ou l’archivage de documents, nul besoin d’y passer beaucoup de temps.

Le RGPD vient à appui à cette solution, tout en lui servant de cadre juridique, afin de donner plus de responsabiliser et de donner plus de crédit aux acteurs du domaine. Légalement, cette réglementation assure la protection des données personnelles pour tout ce qui a trait aux personnes physiques.

Des solutions à mettre en place pour la GED

Le déploiement du GED se fait par le biais d’un logiciel ou d’une application. Pour une utilisation optimale, tous les utilisateurs doivent être formés afin d’en tirer le maximum de bénéfices. Une intégration réussie de cette solution renforce le travail collaboratif et réduit les coûts liés au papier. Les documents sont aussi plus faciles à retrouver ou à sauvegarder. Pour plus de mobilité, les logiciels sont aussi installables sur mobile. Les collaborateurs peuvent ainsi avoir accès aux informations quelle que soit leur lieu de travail.