Essentiellement chronophage, la gestion des dépenses dans une entreprise nécessite l'intervention de plusieurs actants et l'exécution d'une multitude petites tâches consécutives. La carte professionnelle apparait dès lors comme une solution de plus en plus prisée par les dirigeants en vue de son rôle incontestablement efficace pour structurer les transactions professionnelles. Découvrez, dans cet article, les 4 principaux avantages de cet outil.
Avantage n°1 : Éviter à vos collaborateurs de devoir avancer les fonds
Sans une carte bancaire professionnelle, la demande d'avance des frais auprès de vos collaborateurs est nécessaire. Cette démarche est malheureusement de longue haleine, ce qui engendre une perte de temps notamment au moment de saisir les notes de frais. Ce ne sont pas uniquement vos collaborateurs qui subissent les contraintes de cette opération. Votre service comptable se trouve également dans l'obligation de contrôler, accepter et procéder au traitement de chacune des notes de frais.
Il s'écoulera alors un mois entier avant que le traitement du remboursement ne prenne fin. Ce délai s'en trouve davantage prolongé lorsque les montants qui doivent être avancés sont élevés. Par conséquent, les collaborateurs se montrent réticents au moment de payer. Leur réticence peut vite constituer une entrave au bon fonctionnement de votre business puisqu'il y a certaines dépenses inévitables.
Tous ces obstances ont tendance à disparaitre lorsque vous décidez de confier une
carte bancaire professionnelle à vos équipes. Avec cet outil, des sommes seront débitées sur le compte de l'entreprise. Voilà pourquoi la carte doit être paramétrée mais aussi hautement sécurisée. Les dépenses autorisées sont ainsi réalisées en toute sérénité sans faillir aux exigences du paramétrage ainsi qu'aux mesures d'approbation des paiements. De plus, le service de comptabilité acquiert une visibilité optimale sur les transactions réalisées : une manière d'optimiser les modalités de gestion au sein de l'entreprise en rendant chaque démarche accessible à tous.
Avantage n°2 : Diminuer la charge mentale de vos employés
Tout d'abord, il est important de rappeler que très peu de collaborateurs consentent à avancer certains montants. Ils craignent alors de ne pas pouvoir percevoir un remboursement dans les délais prédéfinis. Ces craintes affectent considérablement leur moral et les placent dans un état d'esprit empreint d'anxiété. Par conséquent, vos collaborateurs ne sont plus en mesure de fournir le même rendement qu'au début. La baisse de productivité influençant négativement la rentabilité de l'entreprise, les dirigeants se trouvent dans l'obligation de devoir apporter des solutions efficaces et nécessaires au bien-être de leurs employés. Plusieurs études sur la santé mentale et psychique des employés ont clairement montré que les notes de frais constituent une surcharge émotionnelle que les collaborateurs ont beaucoup de mal à gérer.
La carte professionnelle est le jackpot ! Dans un premier temps, elle assure aux employés une autonomie fort bénéfique pour le bon déroulement du travail. De plus, elle leur donne un sentiment d'importance en se retrouvant dans une structure qui leur confère la prise de décisions et leur exécution tout autant. Recevoir cette carte bleue, au-delà de sa valeur ergonomique, est un témoignage sincère de la confiance que vous leur accordez. Vos collaborateurs seront soulagés du poids des avances de frais, ce qui augmente leur productivité et leur fournit les moyens de régler les dépenses instantanément sans compromettre de bon déroulement des tâches professionnelles qui leur sont confiées.
Avantage n°3 : Sécuriser le contrôle des dépenses de son entreprise
Avec un compte bancaire professionnel géré à partir de cette carte, vous aurez une grande visibilité sur les dépenses de votre entreprise. Grâce à cette vue d'ensemble et aux données précises qui sont rassemblées dans le suivi du compte, le service de comptabilité tout comme les dirigeants sont en mesure de mieux contrôler les paiements effectués. Et pour cause : il est clair que suivre les dépenses sur une interface unique est plus facile que de se disperser sur différentes interfaces et fichiers disparates. Cette interface indique clairement les paiements qui ont eu lieu et assure une consolidation des notes de frais, sans oublier les déclarations relatives aux dépenses et qui ont été prises en charge par les employés.
Avec ce système de paiements en ligne, les entreprises ont pu se défaire de nombreuses démarches économisant ainsi du temps et de l'argent. Ajoutez à cela qu'il est possible de fixer un plafond pour chaque carte professionnelle en votre possession. Cette limitation écarte les risques de virement de gros montants en cas d'erreur ou de vol de la carte : un incident qui malheureusement peut avoir lieu à la suite d'un hacking en ligne ou de la perte de la carte dans des situations malencontreuses. Il est donc important de signaler que cet outil vous est fourni avec des fonctionnalités complémentaires spécialement conçues pour faciliter l'usage de la carte, contrôler les dépenses et limiter les risques d'erreurs.
Avantage n°4 : Obtenir des assurances et protections bancaires
Avec un compte bancaire professionnel, vous bénéficier également de garanties et d'une protection pour contrer les imprévus. En effet, ces derniers peuvent compromettre la productivité de vos équipes et le bon fonctionnement de votre entreprise. Les assurances sont alors nécessaires pour travailler l'esprit tranquille sans devoir constamment penser aux risques encourus. Les compagnies d'assurance se chargeront de vous indemniser en cas de perte de la carte ou de vol. Elles prennent en charge le rapatriement et couvrent les dépenses médicales en cas d'accident ou de maladie.
En réalité, les niveaux de garantie dépendent de la carte que vous avez demandée. Vous devez donc choisir les services affiliés avec précaution. Cette démarche est d'autant plus nécessaire pour les hommes et femmes d'affaires qui ont l'habitude de voyager régulièrement. Ils peuvent, par ce biais, éviter de gérer des situations compliquées : une gestion qui implique aussi des pertes financières.
