Les notes de frais correspondent aux sommes avancées par les salariés avec leur propre argent pour lesquelles ils attendent un remboursement de la part de l'entreprise. Par exemple, ils peuvent être amenés à devoir se rendre à l'étranger pour un rendez-vous professionnel. Ils peuvent alors acheter leurs titres de transport par leurs propres moyens avant que vous ne les remboursiez sur présentation des justificatifs. C'est ce remboursement qui représente une difficulté comptable relative, notamment à cause de la TVA. Mais plus complexes encore sont les indemnités kilométriques. Les IK sont une somme d'argent versée par l'employeur pour couvrir tout ou partie des frais de déplacement domicile-travail avancés par l'employé. Sans entrer dans les détails, le traitement des IK est un vrai casse-tête tant du point de vue légal que comptable : calculs exotiques pour récupérer la TVA sur les frais de carburant, prise en compte (ou pas) de barèmes annuellement redéfinis... Heureusement, la plupart des logiciels payants de traitement des notes de frais comprennent des modules pour traiter les IK en toute simplicité. Ceux-ci vous feront gagner beaucoup de temps tout en vous offrant de nombreuses fonctionnalités adaptées à votre situation !
La solution N2F : l'excellence à petit prix
En proposant des offres à partir de 3€/mois, l'application de notes de frais N2F propose à toutes les entreprises, de la PME à la multinationale une solution flexible comprenant le traitement des indemnités kilométriques, une gestion automatisée de la TVA et un suivi à tous les niveaux pour maîtriser ses frais. N2F dispose de clients mobiles téléchargeables gratuitement sur Google Play et sur l'App Store, pour pouvoir profiter des services même en déplacement. Pour les grandes entreprises, N2F est d'une flexibilité inouïe : ses applications sont disponibles en 6 langues et compatibles avec toutes les devises. Elles gèrent avec brio les situations compliquées (différentes politiques dans différentes filiales, taxes adaptées en fonction du pays...). La solution vous garantit des exports comptables clairs et personnalisables compatibles avec Excel, Sage et tous les logiciels de comptabilité. Surveillez l'évolution de vos dépenses et suivez les analytiques avec des indices lisibles et compréhensibles pour optimiser votre budget prévisionnel ! Pour les plus petites entreprises, N2F réalise les calculs tout seul et présente l'avantage d'être d'une incroyable simplicité (vous remplissez les champs et il s'occupe du reste). Il peut même envoyer les données à votre comptable ! Vous cherchez le logiciel de gestion des notes idéal ? Cliquez ici !
Des avantages pour tous
Vos salariés apprécieront N2F pour l'application et son SmartScan, qui permet une remise des justificatifs ultra-simple : il suffit de scanner le ticket de caisse ou le titre de transport pour que les données soient extraites et ajoutées à la comptabilité de l'entreprise. Si le montant ne dépasse pas le plafond que vous aurez fixé, ils recevront le remboursement directement sur leur compte bancaire grâce au logiciel de paie. Pour calculer le montant de leur indemnité kilométrique, il leur suffit désormais de rentrer leur trajet sur le module Google Maps et de renseigner les informations de leur véhicule ! L'IK sera calculée automatiquement en fonction des barèmes en cours (ou de ceux fixés par l'entreprise). L'application fonctionne également hors connexion. En tant que manager, elle vous permet de fixer des limites aux remboursements et d'être alerté en cas de dépassement (par exemple pour éviter les abus liés à la réservation de billets d'avion). Quant à votre comptable, il recevra systématiquement les rapports de N2F dans les temps et pourra importer les données directement dans ses logiciels de comptabilité. En conclusion, c'est un gain de temps et de productivité immense pour tous, particulièrement dans les grandes entreprises mais aussi pour les freelances et les PME.
