Toutes les entreprises sont susceptibles d'avoir des dettes. Cependant, passé le délai convenu, ne pas honorer cette obligation peut impliquer des poursuites juridiques qui peuvent leur coûter leur réputation mais aussi beaucoup d'argent. C'est ici qu'intervient le recouvrement des créances. Dans cet article, nous allons vous expliquer les 5 étapes à suivre pour récupérer les impayés.
Etape 1 : vérifier le statut de créance des dettes en question
Très souvent, on confond les dettes anodines qui peuvent facilement être réglées avec ce qu'on appelle une créance. Celle-ci est, par définition, une somme d'argent qui doit être versée à l'entreprise concernée par un débiteur. Ainsi, avant de faire appel à une société de recouvrement, telle que rubypayeur.com, vous devez avoir la certitude que ce recours est nécessaire. Prenons un exemple concret : l'un de vos clients a reçu une marchandise. Il n'a toutefois pas payé la facture. Etant impayée, cette dernière est considérée comme une créance. Dans ce cas, la procédure de recouvrement ne peut être entamée que lorsque le délai de paiement a été dépassé. Si le client dispose d'un deadline de 30 jours, ce n'est que le 31ème jour que vous pouvez lancer les procédures nécessaires pour récupérer ces impayés.
Etape 2 : s'assurer que le délai de prescription a bien été respecté
Vérifiez ensuite que le délai de prescription n'a pas été dépassé. Il s'agit du délai au-delà duquel l'entreprise ne peut plus réclamer les paiements. Car, sur le plan légal, les établissements entrepreneuriaux ne sont pas en mesure de réclamer leurs impayés jusqu'à l'infini. Le processus de recouvrement a une date de début et de péremption qui doivent, toutes deux, être respectées. Notez que les délais de prescriptions correspondent à 2 situations. Durant la première, l'entreprise a établi un contrat avec un consommateur et possède une facture non payée datant de plus de 2 ans. Cela signifie que le délai est achevé. Durant la seconde, l'entreprise a établi un contrat avec une société commerciale ou un commerçant. Ici, le délai est prolongé pour atteindre 5 ans au cours desquels elle a la possibilité de lancer une procédure judiciaire en saisissant le tribunal. Nous vous conseillons toutefois de bien lire vos factures pour prendre connaissance des délais indiqués et comprendre s'il s'agit d'une situation exceptionnelle.
Etape 3 : les démarches à l'amiable
Le recouvrement amiable doit être votre premier recours. Sachez qu'une communication claire et respectueuse entre les parties concernées peut tout à fait aboutir à une issue favorable grâce à des outils de relances pour les factures qui n'ont pas été payées. Concrètement, vous avez la possibilité d'envoyez au client un e-mail, de l'appeler au téléphone ou de lui soumettre une lettre dite « lettre de relance ». Nous vous conseillons d'envoyer un message électronique : une solution pacifiste qui vous permet aussi de garder une traçabilité pour votre dialogue. Restez courtois et convaincant en rappelons à votre créancier que la solution à l'amiable est plus profitable pour les deux et qu'elle vous permettra d'économiser des frais de recouvrement inutiles. Ne confondez pas cette lettre avec celle qu'on envoie avec un huissier de justice ! Elle reste une initiative conciliante et un rappel amical.
Etape 4 : la mise en demeure
Vient ensuite l'étape de la mise en demeure : une démarche décisive qui consiste à envoyer, cette-ci, un courrier officiel plaçant le client défaillant devant l'obligation de payer. Autrement, il risquerait des poursuites judiciaires sévères au même titre qu'un locataire qui n'a pas versé au bailleur le loyer convenu. A partir de la date de réception du courrier, le débiteur est tenu de payer, dans un délai maximum de 30 jours, la totalité de la somme. Il est important de souligner que l'envoi de cette lettre est une étape incontournable pour toute entreprise souhaitant entamer une procédure judiciaire. Cependant, en cas de créances douteuses, la mise en demeure peut être contestée lorsque le créancier invoque un accord à l'amiable.
Etape 5 : les démarches judiciaires
Les procédures judiciaires possibles, dans ce cas de figure, se déclinent sous 2 catégories. La première correspond aux créances que le service de comptabilité a estimé à moins de 4000 euros. L'huissier de justice intervient en soumettant une lettre au débiteur à laquelle celui-ci doit répondre dans un délai maximum d'un mois. La deuxième consiste en ces créances qui dépassent 4000 euros pour lesquelles il faut faire appel à un juge.
