Les séminaires existent sous plusieurs variantes. Il y a entre les séminaires d’intégration, les séminaires de formation et les séminaires dédiés au team building. À ce titre, les buts de sa tenue changent en fonction du genre de colloque à organiser. L’information à savoir est que ce rassemblement reste un outil indispensable dans le cadre du management. Sa mise en place conditionne la qualité du travail d’équipe et stimule la créativité des collaborateurs. Il est donc impensable de faire l’impasse sur l’organisation à fréquence ponctuelle. Pour vous aider, voici quelques étapes clés à réaliser pour assurer sa réussite.
Étape 1 : Peaufinez les détails
Pour organiser un séminaire, vous devez prévoir une longue préparation. En principe, il faut compter une planification de 6 mois pour s’assurer que l’évènement se passe sans encombre. Durant ce laps de temps, l’organisateur déterminera l’objectif du séminaire et les participants à la réunion.
Dans les faits, pour un séminaire de vente, il est par exemple conseillé de convier uniquement les collaborateurs du département vente. En effet, ce sont les principaux concernés dans la thématique.
L’autre point à définir reste le nombre de salariés à convoquer pour l’occasion. Ici, vous saurez qu’un nombre limité de participants garantit l’efficacité du séminaire. La raison est que tous les intervenants auront l’occasion de prendre la parole et d’exposer leurs idées.
Enfin, vous avez besoin de trouver un lieu adapté pour effectuer le
séminaire d'entreprise avec les employés. L’endroit peut être en pleine nature ou à l’intérieur d’un complexe hôtelier. À noter que durant le choix du lieu où va se dérouler l’évènement dépendra du budget à votre disposition et la date du séminaire.
Étape 2 : Sélectionnez les activités et les animations adéquates
Les séminaires servent à créer un lien et des souvenirs entre les collaborateurs. Au-delà de son impact professionnel, il est donc nécessaire de veiller à ce que les participants s’amusent tout au long de l’occasion. Il est signalé qu’un séminaire peut être fait pendant une ou plusieurs jours comme dans le cadre d’un voyage à l’extérieur du pays.
Durant cette période, plusieurs divertissements existent pour satisfaire les travailleurs. Il y a par exemple l’escape game, l’atelier culinaire, l’escalade en montagne ou la résolution d’énigme. À titre informatif, les activités sont conçues pour améliorer la coopération entre les employés et leur capacité de réflexion.
Dans la plupart des cas, les activités sont proposées par les centres spécialisés dans l’accueil de conférence entreprise. Cependant, il est tout à fait possible de contacter des prestataires externes.
En outre, il est préconisé de communiquer sur l’évènement. Cela présume que vous devez parler en interne et expliquer le but du séminaire. Ici, il est préconisé de rester vague sur les informations que vous divulguez aux participants puisque dans le cas contraire, il sera difficile d’attirer leur curiosité.
Étape 3 : Élaborez un planning
Pour assurer le bon déroulement du séminaire, il est judicieux d’élaborer un planning en amont de l'événement. Pour cela, vous créez une liste des actions à réaliser. Ici, il est par exemple nécessaire de réserver le site d’hébergement ou le billet d’avion pour un séminaire à l’étranger.
Il est également préférable de sélectionner l’interlocuteur adapté auprès des compagnies de transport, hôtel... L’organisateur doit d’autant prévoir des marges de manœuvre dans le cas d’imprévu.
Sachez aussi que c’est seulement à quelques semaines de l’évènement que vous devez évoquer les détails du colloque tels que le mode de transport, la destination et les activités qui attendent les collaborateurs. Par ailleurs, les participants devront aussi découvrir les heures et la date de la conférence.
Pour faire part de tous ses renseignements, un planning sera affiché à destination des participants. Toutefois, vous avez aussi la possibilité d’envoyer des messages électroniques.
